Hier erklären wir Dir, wie Du mit orderbird PRO Wertgutscheine verkaufst, einlöst und auswertest.

Achtung!

orderbird bietet keine Gutscheinverwaltung an. Die hier beschriebene Vorgehensweise stellt lediglich einen Workaround dar, falls Du auf Gutscheine nicht verzichten kannst. Bitte kläre mit Deiner Steuerberatung, ob diese Vorgehensweise für Dein Geschäft in Ordnung ist.

Die orderbird AG leistet keine Steuerberatung. Alles, was wir schreiben, spiegelt unsere Erfahrung und Erfahrungswerte unserer Kunden wider.
Wende Dich bitte an Deine Steuerberatung für verbindliche Aussagen, wie Du Gutscheine verrechnen kannst.

Überflieger

• Wenn jemand bei Dir einen Mehrzweckgutschein kauft, buchst Du den korrekten Mehrzweckgutschein-Artikel und rechnest mit der gewünschten Zahlart (Bar, Kreditkarte, auf Rechnung,… ) ab.
• Um den Gutschein einzulösen, wählst Du die Zahlungsart “Mehrzweckgutschein” aus.
• Wenn der Rechnungsbetrag höher als der Gutschein ist, nutze die Teilzahlung. Sollte er niedriger sein, musst Du den Restwert auf dem Gutschein angepasst werden.

Schritt für Schritt: Verkaufen, Einlösen und Auswerten

1. Mehrzweckgutschein verkaufen

• Öffne im Hauptmenü den Bestellblock und buche den Artikel, z.B. “Gutschein 10€”.
• Rechne ihn danach einfach mit der Zahlungsart ab, die der Kunde bei Dir wählt (Bar, Kreditkarte, Auf Rechnung,… ).
• Da Du 0 % als Mehrwertsteuer-Satz eingestellt hast, wird der Gutschein bei Verkauf nicht versteuert.

2. Mehrzweckgutschein einlösen

Wenn jemand die Rechnung mit einem Gutschein begleichen will, schließt Du den Bezahlungvorgang einfach mit der Zahlungsart “Mehrzweckgutschein” ab.

Was ist, wenn der Wert des Gutscheins kleiner als der Rechnungsbetrag ist?

In diesem Fall nutzt Du die Teilzahlung.

• Tippe im Bestellblock auf Bezahloptionen > Teilzahlung und wähle die Zahlungsart “Mehrzweckgutschein” aus.
• Nun gibst Du den Höhe des Gutscheins ein und bestätigst unten rechts mit “OK”.
• Als nächste Zahlungsart wählst Du die Zahlungsart aus, die der Kunde nutzen will, um den noch offenen Restbetrag zu begleichen, z.B. Bargeld oder Kartenzahlung.
• Deine orderbird Kasse trägt automatisch die Höhe des Restbetrags ein, den Du dann nur noch bestätigst.

Und wenn der Wert des Gutscheins größer als der Rechnungsbetrag ist?

Nimm Dir in dem Fall den Gutschein und schreibe einfach den noch vorhandenen Restbetrag auf den Gutschein. Am Besten inklusive Deiner Unterschrift und dem aktuellen Datum, um Änderungen am Gutschein nachvollziehen zu können.

3. Wertgutscheine auswerten

Ganz wichtig: Informiere Deine Buchhaltung unbedingt darüber, wie Du mit Mehrzweckgutscheinen arbeitest und schicke ihr am besten diesen Artikel.

Bei der in diesem Artikel beschriebenen Arbeitsweise gehen die Umsätze, die Du mit Mehrzweckgutscheinen erwirtschaftest, nämlich zweifach in Deinen Umsatz ein. Einmal, wenn Du den Mehrzweckgutschein verkaufst und ein zweites Mal bei Einlösung des Gutscheins, wenn Du über die Zahlart "Mehrzweckgutschein" abrechnest. Dies muss im Anschluss buchhalterisch korrigiert werden. Dabei kann auch die Verwendung des DATEV Exports helfen. Bitte lasse Dich hierzu unbedingt von Deiner Steuerberatung oder Deiner Buchhaltung beraten!

Hier findest Du die Umsätze Deiner Mehrzweckgutscheine:

• Logge Dich in Deinen MY orderbird-Account ein und klicke oben links auf Berichte > Umsatzstatistik.
• Wähle oben links den Zeitraum aus, den Du betrachten möchtest.
• Gehe im unteren Bereich zum “Detaillierten Buchungsbericht”.

Wie viele Wertgutscheine habe ich verkauft?

• Klicke auf den Reiter “Artikel” und suche im Suchfeld darunter nach "Gutschein".
• Du siehst nun sowohl die Anzahl als auch den Gesamtbetrag der verkauften Gutscheine.

Wie viele Gutscheine wurden eingelöst?

• Klicke auf den Reiter "Zahlungsarten" und suche nach der Zahlungsart “Mehrzweckgutschein”.
• Hier findest Du die Gesamtsumme, die Du im ausgewählten Zeitraum mit Mehrzweckgutscheinen eingenommen hast und die Anzahl an eingelösten Gutscheine.

Gut zu wissen

Bei Mehrzweckgutscheinen wird die Steuer erst abgeführt, wenn der Gutschein eingelöst wird. Denn erst bei der Einlösung steht fest, welche Artikel mit welchen Steuersätzen für den Gutschein verkauft werden wird (z.B. In Haus / Außer Haus).