Bestellablauf anlegen

“Möchtest Du Deinen Kaffee mit Milch und Zucker?” - Eine Standard-Frage des geübten Kellners, im Gastronomen-Jargon auch als Bestellablauf bekannt. Damit dieser und ähnliche Bestellvorgänge rund laufen, kannst Du sie auch in der orderbird App abbilden. Mit nur wenigen Klicks nimmst Du die Zusatzwünsche Deiner Gäste auf, ohne dass Du Notizen anlegen oder über den Bestellblock springen musst. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du einen Bestellablauf anlegst.

 


Für Überflieger - Das Wichtigste in Kürze

 Das Anlegen von Bestellabläufen kann grob in zwei Schritte (A und B) unterteilt werden:

 

Tipps:

  • Stelle dem neuen Namen der Warengruppe, des Bestellablaufs und der Bestellschritte ein “AF” für “Abfrage” voran.
  • Stelle dem Namen von Artikeln für Bestellabläufe “mit” voran (z. B. “mit Milch”). So vermeidest Du Verwechslungen mit regulären Artikeln aus Deiner Speisekarte.
  • Denke daran, dass Du ggf. den korrekten Steuersatz und den Preis für die neuen Artikel einstellen musst.
  • Deaktiviere für die Artikel des Bestellablaufs die Option “Anzeigen in Speisekarte”. So können Deine Kellner diese nicht versehentlich als regulären Artikel buchen.
  • Lege die Warengruppen/Artikel immer in den entsprechenden Oberwarengruppen ab, damit Artikel aus Bestellabläufen in DATEV richtig ausgewertet werden.

  

Schritt für Schritt einen Bestellablauf anlegen

In unserem Beispiel fragen wir den Gast, ob er auch Milch und Zucker zu seinem Kaffee haben möchte.

 

Bevor Du loslegst, beantworte folgende Fragen für Dich:

 

1. Welcher Artikel soll den Bestellablauf auslösen? → Der Kaffee!
2. Wonach soll bei Kaffee gefragt werden bzw. mit welchen Artikeln soll der Kaffee verknüpft werden? → Milch und Zucker.
3. Muss der Gast eine Auswahl treffen (Zwangsabfrage) oder kann er seinen Kaffee auch ohne Milch oder Zucker genießen (optionale Abfrage)? → optionale Abfrage, schließlich trinken viele Gäste ihren Kaffee ohne Extras.

 

(Nebenbei bemerkt: Wir erklären Dir anhand einer optionalen Abfrage, wie man einen Bestellablauf anlegt. Eine Zwangsabfrage unterscheidet sich von der optionalen Abfrage nur an einer Einstellung. Das kannst Du jederzeit mit einem Klick anpassen. Mehr zu optionalen und Zwangsabfragen, sowie ein Beispiel für eine Zwangsabfrage, findest Du hier.)

 

Das Anlegen eines Bestellablaufs verläuft in zwei großen Schritten:



Los geht’s…

A. wie Artikel und Warengruppen anlegen

 Zuerst legst Du eine neue Warengruppe an.

1. Gehe in der App im Hauptmenü auf Einstellungen > Bestellblock > Speisekarte und lege Durch Tippen auf das “+” eine neue Warengruppe an (siehe nächstes Bild).

2. Nenne die Warengruppe “AF Kaffee”. “AF” steht für “Abfrage”. Daran erkennst Du, dass diese Artikel nur für Bestellabläufe verwendet werden sollen!

3. Lege dann die Oberwarengruppe für die abzufragenden Artikel fest. Für die Artikel “Milch” und “Zucker” ist das “Speisen”, da beide wie Speisen versteuert werden. Achte darauf, dass die Artikel immer in der richtigen Oberwarengruppe liegen, damit Du korrekte Auswertungen in DATEV erhältst.

 

4. Deaktiviere die Option “Anzeigen in Speisekarte”. Warengruppen und Artikel, die speziell für Bestellabläufe angelegt werden, gehören nicht in die Speisekarte.

5. Tippe oben links auf “Sichern”.

 

Jetzt gelangst Du automatisch zurück in die Ansicht “Bestellblock”. Gehe jetzt auf Speisekarte > AF Kaffee. Du gelangst in Deine noch leere Warengruppe “AF Kaffee”.

 

6. Tippe unten auf das “+” um einen Artikel hinzuzufügen.

7. Nenne den Artikel “mit Milch” und bestätige mit Tippen auf "Fertig". Dadurch ist auch für Deine Kellner klar, dass Dein Gast einen Kaffee mit Milch bestellt.

8. Tippe oben links auf “Sichern”.

 

Wiederhole die Schritte 6.-8., um auch “mit Zucker” als separaten Artikel anzulegen. 

Wenn Du alle benötigten Artikel (und Warengruppen), die während des Bestellablaufs abgefragt werden sollen, angelegt hast, fährst Du mit Schritt B fort.



B. wie Bestellablauf und Bestellschritte konfigurieren 

Navigiere zurück auf die Ansicht “Bestellblock” in den “Einstellungen”. Tippe auf “Bestellabläufe”.

 

1. Tippe unten auf das “+”, um einen neuen Bestellablauf anzulegen.


2. Benenne den Bestellablauf als “AF Kaffee”.


3. Lege als Auslöser “Tasse Kaffee” fest und bestätige mit "Fertig" oben rechts. Der Auslöser ist der Artikel, für den Du Bestellschritte hinterlegst. Wenn Du den Auslöser später während des Bestellvorgangs auswählst, wird sich ein Abfrage-Fenster öffnen und Du kannst die verschiedenen Artikel hinzubuchen.

Um den Auslöser zu finden kannst Du..

  • in der Suchleiste oben nach dem Namen suchen (wie im Beispiel-Foto unten gezeigt) oder
  • mit einer Finger-Wisch-Geste durch die Liste scrollen, bis Du den gewünschten Auslöser-Artikel findest oder
  • in der rechten Navigations-Leiste auf den Anfangsbuchstaben tippen oder
  • zwischen "Alle", "Gewählt" und "Ungewählt" hin und her navigieren, um Deine Auswahl anzupassen.

Probiere die verschiedenen Möglichkeiten bei Gelegenheit einfach aus.

 


4. Tippe unten rechts auf “Neuer Bestellschritt”.


5. Benenne den Bestellschritt als “Kaffee mit…”


6. Du erinnerst Dich: Manche mögen ihren Kaffee am liebsten schwarz, lege den Bestellablauf deshalb als optionale Abfrage an. Setze die “Anzahl der minimal auswählbaren Artikel” auf “0”.


7. Da es Gäste gibt, die ihren Kaffee mit Milch und Zucker wollen (zwei Artikel), setze die Anzahl der maximal auswählbaren Artikel auf “2”.


8. Klicke unten rechts auf “Artikelauswahl bearbeiten”


9. Wähle “AF Kaffee” aus und tippe oben rechts auf “Fertig”


10. Tippe jetzt oben links auf “Fertig” und im nächsten Schritt auf “Sichern”.

Fertig!

Noch Fragen…?

Ich habe Milch und Zucker schon als reguläre Artikel in meiner Speisekarte angelegt. Muss ich sie trotzdem ein zweites Mal anlegen, um sie in einem Bestellablauf zu verwenden?

Ja, das empfehlen wir Dir. Dadurch erhöhst Du die Genauigkeit Deiner Auswertungen und kannst genau sehen, wie viel Milch und Zucker Du für Kaffee brauchst, und wie viele Gäste Milch zum Beispiel als Getränk bestellen.

Kann ich in einem Bestellablauf auch Artikel mit Aufpreis hinterlegen?

Ja, klar! Lege dazu einen Preis für den Artikel in der Warengruppe fest, die Du speziell für den Bestellablauf angelegt hast (siehe nächstes Bild). Der Preis, den du hier festlegst, wird aufgeschlagen. Dein Kaffe ohne Milch kostet regulär 2€, für einen Kaffee mit Milch bezahlt Dein Gast also 2,50€.

 

 

Wie rufe ich einen Bestellablauf auf?

Wie Du einen Bestellablauf aufrufst, erfährt Du hier.




Alles klar? Falls nicht, sende uns eine E-Mail an hilfe@orderbird.com oder hinterlassen uns hier einen Kommentar. Wir helfen Dir gerne!

 

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