Du willst Deine Kellner per Kellnerbericht abrechnen lassen und plötzlich stimmen deren Umsätze nicht mehr, möglichweise ist sogar jemand im Minus gelandet? Dann hat jemand vom Serviceteam eine Rechnung eines Kollegen wiederhergestellt und sie mit seinem eigenen Account abgerechnet.

Überflieger

• Keine Sorge, Deine Umsatzdaten sind korrekt in der Kasse erfasst!
• Du musst allerdings selbst ran: Rechne nach und verteile das Geld so auf die Portemonnaies Deines Personals, dass die Einnahmen stimmen. Unsere Empfehlung an dieser Stelle: Dokumentiere diesen Vorgang für Dich und auch für Deinen Steuerberater/die Steuerprüfung, falls Nachfragen kommen.
• Was alle in Deinem Betrieb wissen müssen: Eine Rechnung muss von dem Nutzer wiederhergestellt werden, der sie auch das erste Mal abgerechnet hat. Als Faustregel gilt: Finger weg von fremden Rechnungen!
• Vergib das Recht, Rechnungen wieder herzustellen, nur an geschulte Personen!

Los geht's - So gleichst Du die die Beträge in den Portemonnaies an

Wenn Du oder Dein Personal bereits Unregelmäßigkeiten in ihren Umsätzen gefunden haben, dann rückst Du das so wieder grade:

1. Finde den Kellnerbericht, bei dem die Umsätze nicht passen (siehe Screenshot oben). In unserem Beispiel "fehlt" bei Anna 59,00 € im Portemonnaie.
2. Anhand des Journals kannst Du nachvollziehen, wessen Rechnung Anna wiederhergestellt hat. Oder Du fragst sie einfach :) In diesem Fall hat Anna eine Rechnung von Karl wiederhergestellt und mit dem Gast neu abgerechnet (siehe Schaubild unten).
3. Nehme anschließend den ursprünglichen Rechnungsbetrag (59,00 €) aus dem Portemonnaie von Karl und gebe ihn Anna.
4. Dokumentiere diesen Vorgang in Deinem Kassenbuch und hefte die Originalrechnungen und die wiederhergestellten Rechnungen gut ab! So kannst auch Dein Steuerberater ggf. nachvollziehen, was hier passiert ist.

Rechnungen wiederherstellen: Wie es geht und was Du besser lässt

Wie werden Rechnungen richtig wiederhergestellt?

Korrekt ist, wenn Karl seine Rechnung mit seinem Benutzerkonto wieder herstellt. Weil er das Recht nicht hat, muss Anna diesen Vorgang autorisieren, loggt sich dabei aber nicht ein. Dann laufen alle Schritte im Kellnerbericht von Karl korrekt zusammen.

Was passiert, wenn jemand anderes die Rechnung wiederherstellt?

Dann laufen nicht alle Schritte in einem Konto zusammen, sondern jede Aktion wird in dem Benutzerkonto erfasst, mit dessen Benutzeraccount die Aktion durchgeführt worden ist. Karls Rechnung wird nicht mit seinem Benutzerkonto wiederhergestellt, weil Anna eingeloggt ist. Das bedeutet, dass sie auch den Minusumsatz der wiederhergestellten Rechnung bekommt und Karls Gesamtumsatz nicht verändert wird, da ja keine Aktion mit Karls Benutzeraccount gemacht worden ist.
Anna rechnet danach den Tisch erneut ab und hat immer noch einen Minusumsatz von -20,00 €. Um Ihre Geldbörse auszugleichen, muss sich Anna den Gesamtbetrag wie auf der Originalrechnung aus dem Portemonnaie von dem Kellner nehmen, der den Tisch das erste Mal abgerechnet hat - das ist Karl. Jetzt hat Anna den kompletten Umsatz des Tisches gemacht. Dadurch "stimmt" Karls Börse mit seinem Umsatz aber nicht mehr überein. Deswegen muss Anna genau wissen, was sie gemacht hat!

Wie kann ich solche Fehler bei der Rechnungswiederherstellung in Zukunft verhindern?

Überlege Dir genau, welch Mitarbeiter (Rollen) das Recht "Tisch wiederherstellen" bekommen. Es scheint zwar attraktiv zu sein, es allen allen Kellnern zu geben, aber diese müssen dann auch verstehen, dass nicht jeder jede Rechnung wiederherstellen darf, nur weil er es kann. Schau sonst hier nochmal rein: Rollen und Rechte: Verwalten, Verändern, verstehen.

Noch Fragen?

Rechnet orderbird dann also auch falsch ab?

Nein! Denn wenn Du die Umsätze ganz unten im Schaubild vergleichst, siehst Du, dass orderbird korrekt rechnet: Es ist bei beiden Aktivitäten derselbe Gesamtumsatz von 39,00 €. Allerdings müssen aufgrund des Bedienerfehlers im Beispiel (Fremde Rechnung wiederhergestellt) noch Transaktionen der zwei Benutzerkonten von Karl und Anna manuell zusammengeführt werden.

Daher ist es wichtig, dass eine Rechnung immer mit dem originalen Benutzer, der eingeloggt sein muss, wiederhergestellt wird, damit alle Benutzer die korrekten Umsätze haben!

Als Merkregel: Finger weg von fremden Rechnungen!