Attention! Veuillez lire attentivement les informations suivantes :

Les informations contenues dans cet article sont purement indicatives, orderbird n'offre aucun conseil juridique ou fiscal. Toutes les informations d'ordre juridiques ou fiscales ne doivent en aucun cas être considérées comme des conseils juridiques ou fiscaux. Il est possible que les procédures proposées ici ne s'appliquent pas à vous et à votre entreprise en particulier.

Par conséquent, veuillez contacter votre comptable pour obtenir des conseils sur la façon d'utiliser correctement le livre de caisse orderbird. orderbird décline toute responsabilité quant à l'actualité, l'exactitude et l'exhaustivité des informations fournies ici par orderbird concernant les procédures comptables. 

Le moyen le plus rapide pour souscrire à cette fonctionnalité est de se rendre directement dans l’application. Si dans le menu de l’application n’apparaît pas dans votre menu principal “Livre de caisse”, il vous suffit de mettre à jour votre application car cette fonctionnalité n’est disponible qu’à partir de la version 6.1.1 de l’application (n’oubliez pas que lorsque vous mettez à jour votre application sur un appareil, vous devez impérativement la faire sur tous les appareils connectés à votre compte orderbird). La souscription se fait en quelques clics!

Conditions préalables à l'utilisation de la fonctionnalité de gestion des flux de caisse

• Pour utiliser le livre de caisse, vous avez besoin d'un iPad. Le livre de caisse ne fonctionne pas sur iPod ou iPhone
• Vous devez mettre à jour vos appareils et qu’ils soient au minimum sur la version 6.1.1
• Vous avez également besoin d'une connexion Internet opérationnelle pour effectuer des saisies dans le livre de caisse. Si vous travaillez généralement hors ligne, vous ne pourrez alors pas utiliser cette fonctionnalité

1. Souscrire à la fonctionnalité “Livre de caisse”

1. Ouvrez l'application orderbird sur votre iPad et cliquez sur "Livre de caisse" dans le menu principal de votre appli
   ATTENTION : Veuillez vous assurer que la session dans votre carnet de commande de l'application orderbird soit fermée
   
2. Cliquez sur "Plus d'informations" en bas
   
3. Le code PIN de l’utilisateur administrateur de votre caisse vous sera demandé. Seul un utilisateur avec les droits d’administrateurs (c’est à dire tous les droits dans la caisse) peut souscrire à cette fonctionnalité
4. Vous verrez ensuite un bref aperçu des conditions d'utilisation du livre de caisse. Veuillez prendre votre temps et lire attentivement les termes et conditions. Pour commencer, tapez sur "ACTIVER LE LIVRE DE CAISSE (OPTION PAYANTE)".
   

2. Déterminer le(s) moyen(s) de paiement qui seront reliés à votre livre de caisse

Pour que votre livre de caisse soit juste, vous devez déterminer quel(s) mode(s) de paiement sont en espèces. De cette façon, vous vous assurez que les notes que vous encaissez en espèces sont automatiquement retranscrites dans votre livre de caisse.

1. Connectez-vous sur my.orderbird.com avec votre identifiant et votre mot de passe orderbird. Si vous avez oublié votre mot de passe, tapez sur "Mot de passe oublié" pour en obtenir un nouveau
2. Cliquez sur "Données" > "Modes de paiement"
3. Vérifiez si vos modes de paiement pour les paiements en espèces sont correctement paramétrés comme modes de paiement en espèces. Modifiez l'affectation si nécessaire. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le petit stylo au bout de la ligne.
   
4. Cochez la case "Paiement en espèces" et sauvegardez la modification. Les notes encaissées avec ce mode de paiement dans votre Carnet de commandes seront désormais automatiquement retranscrites dans votre livre de caisse orderbird
   
   
   

Poursuivez ensuite avec la troisième et dernière étape :

3. Saisir le montant initial présent dans votre tiroir-caisse

Pour commencer avec votre nouvelle fonctionnalité, il faut tout d’abord que vous saisissiez le montant initial d’espèces présent dans votre tiroir-caisse. Pour cela:

1. Assurez-vous que votre session dans l'application orderbird soit bien clôturée et que toutes vos données soient synchronisées
2. Vous tenez un journal de caisse ? Effectuez une vérification de votre fond de caisse et clôturez le journal de caisse que vous utilisez actuellement. Si vous ne tenez pas de journal de caisse, passez directement à l’étape suivante
3. Dans le “Livre de caisse” sur le menu principal de votre application, saisissez le solde actuel de vos espèces dans votre tiroir-caisse via le champs “Encaissement” dans votre nouveau livre de caisse Orderbird:
1. Tapez sur le symbole "+" situé sur la même ligne que  "Encaissements"
   
2. Sélectionnez "Vente en espèces" dans “Type”
   
3. Saisissez le montant
   
4. Sélectionnez le taux de TVA applicable. Dans le cas d’une saisie d’un montant présent dans la caisse, aucune TVA ne s’applique. Vous pouvez donc sélectionner “0%”
   
5. Via "Ajouter le reçu", vous pouvez ajouter une photo de votre précédent livre de caisse par exemple
   
   
6. Utilisez le champs commentaire en mettant par écrivant par exemple “Solde initial”. Si vous saisissez également un apport d’argent qui vient de la banque par exemple, nous vous invitons à faire 2 entrées d’argent distinctes
   

Si vous transférez uniquement le montant à la clôture de votre ancien livre de caisse vers le nouveau, attirez l'attention de votre comptable sur ce point et expliquez-le dans le champs commentaire. Comme il ne s'agit que d'un report, cette opération ne doit pas apparaître ultérieurement dans la comptabilité.