Wie hinterlege ich Pfand?

Du bietest Produkte mit Pfand an und weißt nicht, wie Du diese mit orderbird darstellen sollst? Nicht mehr lange! Wir helfen Dir jetzt, dass Du am Ende auch die richtige Summe an das Finanzamt abführen kannst.

Achtung!

orderbird hat derzeit keine Kassenbuchfunktion. Daher können keine Ausgaben erfasst werden. Der von uns beschriebene Weg ist eine Zwischenlösung, damit jede Gastronomie auch Pfand für sich nutzen kann. Dies erfordert jedoch am Ende eine manuelle Auswertung unter Brücksichtigung der Aufzeichnungen in Deinem Kassenbuch.
Da wir keine Steuerberatungsfunktion übernehmen können und dürfen, solltest Du bitte sämtliche Einstellungen und Vorgehenweisen final mit Deiner Steuerberatung besprechen!

Überflieger - das Wichtigste in Kürze

• Lege einen Artikel “Pfand eingenommen” an und markiere diesen als Auslagenartikel
• Lege einen Artikel “Pfand ausgegeben” an und markiere diesen als Auslagenartikel
• Buche einen der Artikel immer, wenn der entsprechende Fall eintritt oder erstelle einen Bestellablauf, sodass Pfand automatisch gebucht wird
• Rechne auf my.orderbird die Artikel gegeneinander und gib den Saldo an Deinen Steuerberater weiter

Los geht's

1. Lege den Artikel “Pfand eingenommen” an

Gehe im Hauptmenü der orderbird-App auf Einstellungen > Bestellblock > Speisekarte und wähle eine Warengruppe aus, in der der Artikel “Pfand eingenommen” liegen soll. Drücke in der Warengruppe unten links auf das kleine blaue Pluszeichen  und gib dann oben rechts bei “Name” den Namen des Artikel ein, z.B. “Pfand eingenommen” ein. Bei “Preis” gibst Du den entsprechenden Pfandwert ein und schiebst bei “Auslagenartikel” den Regler auf blau (aktiv).

2. Lege den Artikel “Pfand ausgegeben” an

Drücke in der Warengruppe unten links nochmal auf das kleine blaue Pluszeichen und gib dann oben rechts bei Name “Pfand ausgegeben” ein. Bei “Preis” tippst Du zuerst den entsprechenden Pfandwert ein und drückst im Anschluss auf das Minus-Symbol deiner Tastatur. Nun zeigt Dir die Kasse an, dass Du keine negativen Wert eingeben darfst. In diesem Fall kannst Du diesen Hinweis ausnahmsweise ignorieren. Im Anschluss schiebst Du noch bei Auslagenartikel den Regler auf blau (aktiv).

3. Buche die Artikel

Sobald Du jetzt im normalen Tagesgeschäft ein Produkt mit Pfand ausgibst, buche zu dem jeweiligen Produkt einfach “Pfand eingenommen” dazu. Sollte der Gast das Produkt wieder zurückbringen, buchst Du einfach nur “Pfand ausgegeben”.

Tipps

Wie kann ich einrichten, dass Pfand automatisch zu bestimmten Getränken dazugebucht wird?

Lege dazu eine Zwangsabfrage zu dem Artikel an, der nur mit Pfand ausgegeben wird (zum Beispiel für die Cola 0,33). Benenne Den Bestellablauf als "Pfand" und den Bestellschritt ebenfalls mit "Pfand" (eine detaillierte Anleitung zum Thema Bestellablauf anlegen findest du hier). Als Auswahlartikel für Deinen Bestellschritt wählst Du den Artikel "Pfand eingenommen" aus. In der Übersicht der Artikelauswahl ziehst Du den Regler bei "Cola 0,33" auf blau (siehe Bild). Cola 0,33 ist jetzt als Standardartikel für den Bestellablauf definiert.

Das heißt, dass jedes Mal wenn ein Gast die Cola 0,33 möchte, bucht Deine Kasse automatisch das Pfand dazu. So kannst Du für jedes Getränk in Deiner Speisekarte, das mit Pfand gebucht werden soll, einen Bestellablauf anlegen.

Wie werte ich mein Pfand aus?

Wichtig: Benutze zur Auswertung der Pfandartikel bitte nicht den Z-Bericht, da bei mehreren Auslagenartikeln dieser durch den Minusartikel “Pfand ausgegeben” in Summe nicht korrekt sein wird. Wenn Du wie hier beschrieben Pfand in orderbird hinterlegst, musst Du unbedingt Kassenbuch führen.

Gehe auf my.orderbird.com und dort zu Berichte > Umsatzstatistik. Suche im “Detaillierten Buchungsbericht” unter dem Reiter “Artikel” nach “Pfand”.

Hier siehst Du, wieviel Geld Du eingenommen und ausgegeben hast und kannst so den Saldo berechnen. Diesen kannst Du in Dein Kassenbuch eintragen. Daraus kann deine Steuerberatung dann die Umsatzsteuer bzw. Umsatzsteuerminderung berechnen.

Ich habe unterschiedliche Pfandwerte - was mache ich dann?

Wenn Du mehrere Pfandartikel mit unterschiedlichen Pfandwerten hast, dann legst Du einfach mehrere entsprechende Artikel, die Du als Auslageartikel markierst, an:

• “Pfand eingenommen +0,25€”
• “Pfand ausgegeben -0,25€”
• “Pfand eingenommen +0,15€”
• “Pfand ausgegeben -0,15€”
• etc.

Nochmal, weil wichtig: Vergiss bitte nicht, diese Pfandartikel als “Auslagenartikel” zu markieren!