Du willst selber probieren, Deine Speisekarte anzulegen? Kein Problem! Du kannst Dir diese etwas umfangreichere Anleitung auch als PDF herunterladen.

Überflieger

Du kannst Deine Speisekarte auf zwei Wegen erstellen. Bitte beachte, dass Du keine Artikelnamen doppelt vergibst, denn sonst wird orderbird nicht starten.

In der App selbst

Nachdem Du die App gestartet hast, tippst in der App auf "Einstellungen", dann auf "Bestellblock", dann auf "Speisekarte".

1. Lösche zuerst die Demo-Speisekarte: Wische von rechts nach links nacheinander über jeden Namen einer Warengruppe und tippe auf "Löschen". 
2. Nun wählst Du "Artikel löschen" aus und weg sind sie.
3. Neue Warengruppen und Artikel legst Du über das kleine Pluszeichen "+" in der rechten unteren Ecke Deine Speisekarte an:
   • Wie lege ich eine Warengruppe an?
   • Wie lege ich neue Artikel an?

Aber: Das wird mit vielen Artikeln durchaus lange dauern…

Mit Hilfe einer Datei in Tabellenform

Du benutzt hierfür die Tabelle von Google Docs: Die Anwendung ist einfach und vor allem kostenlos. Außerdem ist es eines von wenigen Programmen, welches die Tabelle einwandfrei in eine CSV-Datei umwandelt. Sollte es mit CSV-Dateien, welche aus Excel- oder Open-Office- Dokumenten exportiert wurden, nicht funktionieren, kannst Du Dir sicher sein, dass es mit Google Docs klappt!
Also: Das einzige, was Du benötigst, ist ein kostenloser Google-Account und nachdem Du Dich in Deinem Konto eingeloggt hast, kannst Du auf unsere Beispielspeisekarte zugreifen! Fall der Link nicht funktionieren sollte, ist hier die Adresse, die Du Dir kopierst und in die Adresszeile Deines Browsers einfügst: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1TTv76qLwyeQoKeFXAzH7wBBdq8Wrcj1iz-G94Ayy5uY/edit?usp=sharing.

Los geht's!

Im Folgenden erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du Deine orderbird Speisekarte mit Hilfe einer Tabelle erstellst. Dies bietet sich besonders dann an, wenn Du Deine Speisekarte schon als Excel-Tabelle hast.

1. Erstelle eine Kopie unserer Speisekarte in Deinem google Drive

Als erstes kopierst Du die Demo-Speisekarte in Dein google-Drive.

1. Klicke auf "Datei" > "Kopie erstellen"
   
2. Benenne die Datei, beginnend mit OB. Falls Du es vergessen solltest, kannst Du Deine Speisekarte nicht in die App einpflegen! Keine Angst, Deine Arbeit war dann auch nicht umsonst - Du musst lediglich im Dateinamen OB voranstellen und sie umbenennen.
3. Wähle nun einen Ordner aus oder sichere die Datei in Deiner Ablage bei Google.
4. Fertig!

2. Ein paar Informationen über den Aufbau Deiner Tabelle

Bevor es losgeht, kopierst Du alle Zeile mit den korrekten Zeilennamen aus unserer OBBeispielspeisekarte_final. Sie heissen PLU, Name Steuersatz, etc....
Die Zeilen danach werden nach einem festgelegten System befüllt, damit die App später weiß, was was ist und wo es auftauchen soll.

Oberwaren, Warengruppen und Artikel

Bei orderbird gibt es insgesamt drei Oberwarengruppen, die Du auch schon von der Demoversion in der App kennst: Getränke, Speisen und Verschiedenes. In unserer Tabelle heissen sie Super Family Group und werden mit SFG abgekürzt und werden immer in dieser festen Reihenfolge angelegt:

• SFG 0 – diese wird in der App zur Kategorie Getränke,
• SFG 1 – diese wird in der App zur Kategorie Speisen,
• SFG 2 – diese wird in der App zur Kategorie Verschiedenes.

Alle Artikel (Abkürzung A), die Du verkaufst, werden in Warengruppen (Abkürzung FG für Family Group) in einer dieser Überkategorien (Abkürzung SFG) eingeordnet und sortiert. So kannst Du alle Deine Artikel schnell und nach Deinem System geordnet wiederfinden.

Es gibt folgende Gruppen und Bezeichnungen mit ihren Bezeichnungen für die Tabelle (in Klammern):

• drei Oberwarengruppen = Super Family Groups (SFG)
  • SFG 0 = Getränke
  • SFG 1 = Speisen
  • SFG 2 = Verschiedenes
• Warengruppen = Family Groups (FG)
• Artikel = Artikel (A)

3. Feuer frei – Lass Deine Daten los!

3.1. Anlegen von Oberwarengruppen (SFG)

Wir beginnen mit der ersten Spalte, die keine Überschrift besitzt. Hier kommen generell nur die Abkürzungen SFG, FG oder A rein.
Du fängst mit der Oberwarengruppe Getränke an. Das bedeutet, dass Du in die erste freie Zeile SFG einträgst, in die zweite Spalte 0 (das ist eine Null) und dann bist Du hier schon fertig. Alle Eiträge in den Zeilen darunter sind dann entweder die Getränkewarengruppen (FG) und/oder Artikel. Beide werden dann automatisch in der Oberwarengruppe Getränke einsortiert – solange, bis die nächste Obwerwarengruppe beginnt.

In derselben Spalte trägst Du dann auch später die Speisen mit SFG 1 und Verschiedenes mit SFG 2 ein. Aber kümmern wir uns erst einmal weiter um das Einpflegen Deiner Getränke.

3.2. Warengruppen (FG) und Artikel (A)

Wenn Du eine Warengruppe anlegen möchtest, trägst Du in der ersten Spalte FG ein. Das steht für Family Group und kann bei den Getränken z.B. Heisse Getränke, Erfrischungsgetränke und Alkoholische Getränke sein. Für jeden Artikel, den Du anlegst, setzt Du jeweils ein großes A (für Artikel) vor den gewünschten Artikelnamen. Das ist wichtig damit unsere App zwischen der Warengruppe und den Artikeln unterscheiden kann.

Deine Artikel im Verkauf sind also immer einer Family Group zugeordnet, die wiederum unter einer Super Family Group steht.

Achtung: Es kann nur 3 Zeilen mit dem Eintrag SFG geben, denn es gibt nur 3 Oberwarengruppen. In den SFG-Zeilen dürfen nur die ersten beiden Spalten ausgefüllt sein, alles andere MUSS leer bleiben, sonst kann die Speisekarte später nicht in die App importiert werden.

Du kannst jetzt Spalten aus anderen Tabellenkalkulationsprogrammen wie zum Beispiel Excel kopieren und in Deine Tabelle einfügen.

3.3. PLUs

In der zweiten Spalte werden die PLU-Nummern vergeben.

Die nächste Spalte zeigt die PLUs an. PLU steht für ‚price look-up code‘. Wichtig ist hierbei, dass Du nie eine PLU doppelt vergeben darfst! Wie Du die Nummern anlegst, kannst Du selbst bestimmen. Vielleicht hast Du ja schon ein cleveres System dafür entwickelt.

Keine Ahnung? – Kein Problem! Einfach überall eine maximal vierstellige Zahl eintragen, da die Felder nicht leer sein dürfen.

Achtung: Keine Zahl in der Spalte PLU darf doppelt vorkommen. Kein Feld bei den FG und A darf leer bleiben. Es muss immer eine Nummer vergeben werden!

3.4. Name

Die Spalte C mit den Namen Deiner Artikel erfordert eine extra Formatierung.

Hier trägst Du die Namen Deiner Artikel ein. Wichtig ist, dass Du die Spalte in das Format "Reiner Text" bringst. Das machst Du über den Reiter „Format“: Wähle zuerst die Spalte C komplett aus. Klicke danach auf „Format“ in der Menüleiste von Google Docs und wähle „Reiner Text“ aus.

Bei Deinen Namen musst Du darauf achten, dass sie keine Sonderzeichen wie „+,-,&-%“ o.ä. enthalten und nicht länger als 25 Zeichen lang sind, Leerzeichen und Punkte inklusive. Ansonsten werden Deine Namen in der App angeschnitten angezeigt. Weiterhin darf in Deiner Speisekarte kein Artikelname doppelt vorkommen.

Zur Erinnerung: Die Spalte „Name“ muss als reiner Text formatiert sein, die einzelnen Namen dürfen keine Sonderzeichen enthalten, nicht länger als 25 Zeichen lang sein und nicht doppelt vorkommen!

3.5. Mehrwertsteuer In und Außer Haus

Der Mehrwertsteuersatz für In-Haus und Außer-Haus wird hier festgelegt.

Steuersatz in Haus und außer Haus erklärt sich eigentlich von selbst. Bei Getränken gilt bei beiden Steuersätzen immer 19%, bei Speisen trägst Du für in Haus 19% und für außer Haus 7% ein. 

Achtung! Nicht vergessen: Für diese Einstellungen bist Du selbst verantwortlich. Bei Fragen und Unklarheiten wendest Du Dich am Besten an Deinen Steuerberatung