In this article, you will learn how to record down payments (prepayments) with orderbird PRO.
Basic principle of offsetting
When a guest makes a payment in advance (e.g., for a reservation or an event), this amount is initially recorded as revenue. As soon as the actual service (e.g., a party) takes place, the down payment is deducted from the total amount so that the guest only has to pay the difference.
About legal and tax advice
Über Rechts- bzw. Steuerberatung
Bitte beachte: orderbird bietet keine Rechts- oder Steuerberatung an!
Alles, was wir schreiben, spiegelt unsere Erfahrung und Erfahrungswerte unserer Kund*innen wider. Sämtliche Informationen mit rechtlichen bzw. steuerrechtlichen Aspekten sind in keinem Fall als Rechts- oder Steuerberatung anzusehen. Daher kann es sein, dass eine von uns beschriebene Vorgehensweise für Dich und Deinen Betrieb im Speziellen nicht zutreffend ist.
Für verbindliche Aussagen wende Dich bitte unbedingt an Deine Steuerberatung. Eine Haftung für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen, die orderbird hier in Bezug auf steuerrechtliche Vorgehensweisen gibt, schließt orderbird aus.
Important: We can explain here how a down payment is technically possible with orderbird PRO. For all tax-related questions, please contact your tax advisor.
On the day of the down payment: Set up a miscellaneous item
- Create a miscellaneous item named “Down Payment”. Here you can find out how to create a new item.
- Then book this “Down Payment” item to a table, which you should ideally give the name of the event.
- Settle the item (e.g., 'Down Payment') using the same payment method used to make the down payment.
On the day of the event: Set up an extra payment method
- Set up an extra payment method (call it “Down Payment”, for example). Here you can find out how to create a new payment method.
- On the day of the event, book the value of the down payment when paying via “Multiple payment methods” and then via the set-up payment method (in this example “Down Payment”).
- Select the desired payment method for the remaining balance and settle it as usual.