Im Rahmen der Registrierkassensicherheitsverordnung in Österreich gibt es viele - seien wir ehrlich - richtig viele Begriffe. Falls Euch nun, wie auch bei uns während der Erstellung der Unterlagen, von den ganzen Begriffen der Kopf schwirrt, haben wir dieses Glossar eingerichtet.
Übersicht
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A-Trust
A-Trust ist einer von drei zugelassenen Anbietern von Sicherheitszertifikaten. Dieses Zertifikat garantiert, dass der QR-Code auf Deinen Rechnungen richtig ist. Dies kannst Du z.B. mit einem ungebrochenen Siegel auf einem Brief vergleichen, das für die Echtheit des Briefs garantiert. Bis August 2017 hat fiskaltrust über seinen Shop die Sicherheitszertifikate von A-Trust vertrieben. Seit dem 6.9.2017 bietet fiskaltrust ein Online Sicherheitszertifikat von PrimeSign an.
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AES-Benutzerschlüssel
Damit Deine Daten nicht frei verfügbar im Internet eingesehen werden können, sind sämtliche Informationen verschlüsselt. Jeder Kassenbetreiber hat für jeden MY orderbird Account einen eigenen, individuellen 44-stelligen Benutzerschlüssel, der nach dem “AES 256-Prinzip” funktioniert. Dieser Schlüssel codiert Deine Daten beim Versenden und entschlüsselt sie beim Erhalt. Ähnlich wie ein geheimer Code beim Briefeschreiben, deren Schlüssel nur der Empfänger des Briefs hat.
Du findest Deinen AES-Benutzerschlüssel in Deinem fiskaltrust Portal unter Konfiguration > Cashbox. Wähle hier die entsprechende Cashbox/SignaturCloud durch einen Klick aus und im sich öffnenden Dialog findest Du auch den AES-Schlüssel. Die vier Zeichen dahinter in den Klammern sind der Prüfwert.
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ATU Nummer
Siehe UID
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Ausfall
Sobald auf Deinen Rechnungen der Hinweis “Signaturerstellungseinheit ausgefallen” erscheint oder Du über Dein Apple-Gerät die orderbird-App nicht mehr öffnen kannst (beispielsweise wenn Dein iPad runtergefallen und das Display gesprungen ist), handelt es sich hierbei um einen Ausfall. Sollte der Ausfall oder Tausch des iPads länger als 48 Stunden dauern, musst Du dies FinanzOnline melden. Was Du dann machen musst, erklären wir Dir auf der Seite "Was ist ein Ausfall?"
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Ausfallmeldung
Sollte Deine Signaturerstellungseinheit oder Deine Registrierkasse für länger als 48 Stunden ausfallen, musst Du dies innerhalb einer Woche bei FinanzOnline melden. Wie Du das machst, erklären wir Dir auf der Seite "Was ist ein Ausfall?".
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Ausfallmeldungsfrist
Sobald Deine Siganturerstellungseinheit oder Deine Registrierkasse länger als 48 Stunden ausgefallen ist, musst Du dies innerhalb einer Woche nach Ablauf der 48 Stunden bei FinanzOnline melden. Wie Du das machst, erklären wir Dir auf der Seite "Was ist ein Ausfall?"
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Authentifizierungscode
Um die Belegcheck-App des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) zu nutzen, benötigst du einen Authentifizierungscode. Wie Du diesen anfordern kannst, erklären wir Dir hier.
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Benutzer-Identifikation (BENID)
Für die Anmeldung bei FinanzOnline benötigst Du drei Zugangsdaten: Benutzer-Identifikation (BENID), Teilnehmer-Identifikation (TID) und Personal Identifcation Number (PIN). Diese Daten erhältst Du vom Finanzamt oder Deiner Steuerberatung, falls diese die Anmeldung für Dich übernommen hat.
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Benutzerschlüssel
siehe AES-Benutzerschlüssel
BMF Belegcheck-App
Falls Du sämtliche Meldungen an FinanzOnline mit dem “RKSV Basis-Paket” manuell machst, benötigst Du zur Prüfung des Start-, Jahres- und Schlussbelegs die Belegcheck-App des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Diese kannst Du für Dein iPhone oder iPad im App-Store herunterladen. Solltest Du ein Android Smartphone besitzen, findest Du diese App im Google Play Store.
Wichtig: Bitte lade die Belegcheck-App herunter und nicht die BMF App! Mehr Informationen findest Du hier.
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Datenerfassungsprotokoll (DEP)
Die neue Gesetzeslage erfordert die Aufzeichnung eines Datenerfassungsprotokolls. Dieses muss unveränderbar sein und mindestens quartalsweise auf einem externen Datenspeicher gesichert werden. Mit der Lösung von fiskaltrust entfällt dieser Mehraufwand für Dich, da hier ein automatisches Speichern auf Servern in Österreich passiert. Und das nach jeder übermittelten Rechnung! Somit musst Du nie Angst haben, eine Sicherung zu vergessen, zu verpassen oder Daten zu verlieren. Ein gutes Zeichen für die Finanzpolizei, dass Du nichts zu verstecken hast!
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FinanzOnline (FON)
Das Online-Portal des Finanzamts für den Zugriff auf viele Deiner Steuerbelange heißt FinanzOnline. Du kannst diese Seite über finanzonline.at oder finanzonline.bmf.gv.at erreichen.
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Fiskalisierung
Die Fiskalisierung in Österreich dient dem Zweck, Steuerbetrug bzw. -hinterziehung mit Bargeld zu unterbinden. Jeder Beleg muss korrekt in einer Belegkette eingebunden sein, um ein korrektes Gesamtergebnis bei einer Prüfung zu erhalten. Damit kann sichergestellt werden, dass rückwirkend kein Beleg gelöscht wurde.
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fiskaltrust
Unser Partner fiskaltrust übernimmt für uns die Kommunikation mit PrimeSign und FinanzOnline. Des Weiteren kümmern sie sich um die sichere Datenspeicherung vor Ort in Österreich und bieten Pakete an, die das Leben mit dem neuen Gesetz sehr einfach machen. Sie sind einer der größten Anbieter von Lösungen für die Registrierkassensicherheitsverordnung. Für das Kundenportal von fiskaltrust, logge Dich bitte unter portal.fiskaltrust.at oben links über den Button “Portal” mit Deinen Benutzerdaten in Deinem Account ein.
Unser Team übernimmt den Support zu Fragen zu fiskaltrust. Du kannst uns also gerne unter hilfe@orderbird.com oder +431361022499 kontaktieren. Wende Dich daher nicht direkt an fiskaltrust; bei Bedarf übernehmen wir die Kommunikation für Dich!
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Jahresbeleg
Jeden Dezember ersetzt der Jahresbeleg den Monatsbeleg. Wie die Monatsbelege auch, muss dieser Beleg sieben Jahre aufgehoben werden. Der Jahresbeleg muss jedoch im Gegensatz zum Monatsbeleg an das Finanzamt zur Überprüfung weitergeleitet werden. Finde hier heraus, welche Schritte Du mit welchem Paket unternehmen musst: Der Jahresbeleg: Wieso, weshalb, warum?
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Kassenidentifikationsnummer
Jede Kasse benötigt eine Kassenidentifikationsnummer. Du findest Deine Kassenidentifikationsnummer in Deinem fiskaltrust Portal unter Konfiguration > Cashbox. Wähle hier die entsprechende Cashbox/SignaturCloud durch einen Klick aus und im sich öffnenden Dialog findest Du auch die Kassenidentifikationsnummer.
Hierbei entspricht jeweils eine Kassenidentifikationsnummer genau einem MY orderbird Account.
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Manipulationsschutz
Die größte Änderung der Registrierkassensicherheitsverordnung ist mit Abstand die Einführung des Manipulationsschutzes. Er sorgt dafür, dass alle Belege in einer festen Belegkette logisch miteinander zusammenhängen und rückwirkend keine Rechnung aus dieser Belegkette ohne einen Vermerk gelöscht werden kann. Ob eine Kasse einen Manipulationsschutz hat, lässt sich für Aussenstehende am QR-Code, Bar-Code, OCR-A formatierte Zeichenkette oder durch einen Link auf der Rechnung erkennen.
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Monatsbeleg
Am Ende jedes Monats musst Du als Gastronom einen Monatsbeleg drucken. Dieser muss für sieben Jahre aufgehoben werden. Der Monatsbeleg muss im Gegensatz zum Jahresbeleg nicht an das Finanzamt elektronisch übermittelt werden.
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Nullbeleg
Wenn Dir die Finanzpolizei auf die Pelle rückt, wollen sie erstmal einen Nullbeleg von Dir. Denn mit diesem können sie kontrollieren, ob Deine Kasse bei FinanzOnline registriert ist. Du benötigst auch einen Nullbeleg, wenn Du einen Ausfall oder Wiederinbetriebnahme meldest.
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PayPal
PayPal ist einer der weltweit größten Anbieter für online & mobile Zahlungen. Da PayPal einfach in der Bedienung und sicher ist, hat fiskaltrust sich für die Einbindung dieses Anbieters entschieden. Alternativ hast Du auch die Möglichkeit, Deine Rechnung bei fiskaltrust ganz klassisch per SEPA-Mandat zu zahlen.
Bitte beachte:
PayPal funktioniert nur mit einem hinterlegten Bankkonto – weder mit einer Aufladung noch mit hinterlegter Kreditkarte!
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Personal Identification Number (PIN)
Für die Anmeldung bei FinanzOnline benötigst Du drei Zugangsdaten: Benutzer-Identifikation (BENID), Teilnehmer-Identifikation (TID) und Personal Identification Number (PIN). Diese Daten erhältst Du vom Finanzamt oder Deiner Steuerberatung, falls diese die Anmeldung für Dich übernommen hat.
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Prüfwert für Benutzerschlüssel
Solltest Du Dich für die manuelle Anmeldung und Registrierung bei FinanzOnline entschieden haben, benötigst Du für die Registrierung Deiner Kasse den AES-Benutzerschlüssel (s.o.) sowie den Prüfwert. Nachdem Du Dich für eines der drei Pakete entschieden und eines gekauft hast, findest Du den Prüfwert in Deinem fiskaltrust Portal unter Konfiguration > Cashbox. Wähle hier die entsprechende Cashbox/SignaturCloud durch einen Klick aus und im sich öffnenden Dialog findest Du die Zeile "AES-Schlüssel". Die vier Zeichen dahinter in den Klammern sind der Prüfwert.
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QR-Code
Der QR-Code ist das Merkmal überhaupt, damit jeder weiß, dass Du die Registrierkassensicherheitsverordnung erfüllst! Auf jeder Bar-Rechnung (siehe Zahlungsarten) befindet sich ein kleines Viereck. Dieser Code ist quadratisch und besteht aus schwarzen und weißen Quadraten, die die kodierten Daten darstellen. Alternativ kann es sich hierbei auch um einen Link, einen Bar-Code oder eine OCR-A formatierte Zeichenkette handeln.
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Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV)
Das Gesetz besteht hauptsächlich aus folgenden drei Punkten:
- Manipulationsschutz
- Belegerteilungspflicht
- Registrierkassenpflicht
Die RKSV tritt in seiner finalen Version zum 1. April 2017 in Kraft und soll die Unterschlagung von Bargeld Umsätzen verhindern.
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Registrierkassen-WebServices
Um eine direkte Kommunikation für sämtliche Meldungen zwischen fiskaltrust und FinanzOnline zu gewährleisten, muss bei FinanzOnline ein Benutzer angelegt werden, der für den Registrierkassen-WebService freigegeben ist. Dieser erhält eine separate Benutzer-Identifikation (BENID), eine Teilnehmer-Identifikation (TID) und eine Personal Identification Number (PIN), die alle bei fiskaltrust eingetragen werden müssen.
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Revisionssicherer Speicher
In unserem Fall sind das unsere orderbird-Server die das Datenerfassungsprotokoll automatisch, unveränderbar, mehrfach fälschungssicher, gespeichert und gespiegelt verwahren, so dass die Daten nicht verloren gehen können.
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RKSV
Siehe Registrierkassensicherheitsverordnung
RKSV Basis-Paket
Das Basis-Paket ist mit nur 199 € pro Jahr die günstigste Alternative. Dafür musst Du oder Deine Steuerberatung zum regulären Stundensatz alle Meldungen und Prüfungen selbst vornehmen und in die Wege leiten. Dazu nutzt Du/Ihr die Portale von FinanzOnline.at, das Portal von fiskaltrust sowie die BMF Belegcheck-App. Oder Du kaufst den Service der Beleg- bzw. Prüfungsmeldung von unserem Supportteam für die einzelnen Meldungen dazu.
Eine genaue Beschreibung des Pakets findest Du hier.
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RKSV Sorglos-Paket
Das Sorglos-Paket kostet 359 € pro Jahr – dafür wird Dir alle Arbeit abgenommen und Dir bleibt mehr Zeit für Deine Gastronomie. fiskaltrust erledigt alles vollautomatisch für Dich im Rahmen der gesetzlichen Fristen. Selbst bei einem Ausfall von mehr als 48 Stunden leitet fiskaltrust ohne Dein Zutun alle Meldungen an das Finanzamt, ebenso wie die von Dir ausgedruckten Start- oder Jahresbelege.
Eine genaue Beschreibung des Pakets findest Du hier.
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Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikates
Du findest diese Seriennummer, indem Du Dich in Dein fiskaltrust Portal einloggst und auf Konfiguration > Signature Creation Unit klickts. Du findest die Sereinnummer unter dem entsprechenden Eintrag:
Die Nummer liegt hier im Format "Hexadezimal" vor.
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Sicherheitseinrichtung
fiskaltrust realisiert die Sicherheitseinrichtung über eine Online-HSM die mit Hilfe der Handysignatur realisiert wird.
Für alle Steuerberater: In FinanzOnline muss daher für die Art der Signaturerstellungseinheit "Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) eines Dienstleisters" ausgewählt werden.
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Signaturerstellungseinheit (SEE)
Die Zertifikate, die von fiskaltrust zur sicheren Erstellung der QR-Codes ausgegeben werden, heißen offiziell Signaturerstellungseinheit oder Siegelerstellungseinheit. Du erwirbst diese über das Portal von fiskaltrust.
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Signaturkarte
Dies ist eine Karte ähnlich der Bürgerkarte, die die QR-Codes für die Rechnungen erstellt. Da orderbird eine Online-Signaturerstellungseinheit nutzt, ist keine haptische Karte notwendig und es fallen auch keine zusätzlichen Aufwände den quartalsweise-erfolgten Speicherungen und Kosten bei kommenden Gesetzesänderungen an.
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Startbeleg
Nachdem die Kasse bei fiskaltrust und FinanzOnline registriert ist und die Daten in der orderbird-App eingetragen wurden, wird automatisch der Startbeleg gedruckt.
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Stornierungen
Wenn Du neu mit der Kasse anfängst oder zwischendurch einem neuen Kollegen den Bezahlvorgang an einem Beispiel erklären willst, kannst Du die Rechnung zurückholen und mit dem Stornogrund "Training" stornieren, so dass sie nicht Teil Deines Umsatzes werden und auch richtig markiert sind.
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Teilnehmer-Identifikation (TID)
Für die Anmeldung bei FinanzOnline benötigst Du drei Zugangsdaten: 1) Benutzer-Identifikation (BENID), 2) Teilnehmer-Identifikation (TID) und 3) Personal Identification Number (PIN). Diese Daten erhältst Du vom Finanzamt oder Deiner Steuerberatung, falls diese die Anmeldung für Dich übernommen hat.
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UID
Fast jedes Unternehmen in der Europäischen Union hat eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz UID. Diese UID identifiziert Dein Unternehmen eindeutig und wird vom Finanzamt vergeben. Da die UID in Österreich immer mit den Buchstaben “ATU” beginnt, heißt sie im Volksmund “ATU-Nummer”. Da manche Unternehmen jedoch keine UID benötigen, gibt es auch die Möglichkeit sich mit seiner Steuernummer oder Global Location Number, kurz GLN anzumelden.
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Verzögerter Rechnungsdruck
Die längeren Wartezeiten beim Rechnungsdruck hängen mit der Signaturerstellungseinheit zusammen. Wenn diese nicht innerhalb von 15 Sekunden eine Rückmeldung schickt, dann wird der Bon ohne QR-Code gedruckt. Dieses Zeitfenster wird immer abgewartet.
Zu verlängerten Wartezeiten kann es vor allem aufgrund folgender Ursache kommen: Deine Internetverbindung vor Ort ist nicht stabil und aufgrund kleinerer Ausfälle kommt es zu Problemen. Bitte prüfe, ob Deine Internet und WLAN-Verbindung stabil sind.
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Vertrauensdienstanbieter
Unser Vertrauensdienstanbieter war in der Vergangenheit A-Trust, der das Sicherheitszertifkat bereitstellt. Seit dem 6. September 2017 bietet fiskaltrust eine eigene Lösung an.
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Wiederinbetriebnahme der Registrierkasse
Egal ob Deine Kasse länger als 48 Stunden keine vollständige Rechnung erstellen konnte oder nicht: Sobald Du eine Kasse als ausgefallen meldest, musst Du auch die Wiederinbeteeibnahme melden. Wie das in Deinem Einzelfall erfolgt, zeigen wir Dir hier:
Du hast Dich für das Basis-Paket entschieden
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Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit
Wenn Du einen Ausfall für die Signaturerstellungseinheit gemeldet hast, musst Du auch die Wiederinbeteeibnahme melden. Wie das in Deinem Einzelfall erfolgt, zeigen wir Dir hier:
Du hast Dich für das Basis-Paket entschieden
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Zahlungsarten
Das Finanzamt hat eine eigene Definition der Zahlungsarten. Laut deren Aussage müssen alle "Bar-Rechnungen" mit einer Signatur versehen werden. Bar-Rechnungen definiert jedoch nicht das, was man weitläufig als "Bar-Zahlung" versteht, sondern alle Zahlungsarten, die direkt erfolgen - also auch Kartenzahlungen. Lediglich bei Rechnungen die "Auf Rechnung" oder per "Überweisung" abgerechnet werden, muss keine Signaturerstellung erfolgen.
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