Rollen und Rechte: Verwalten, Verändern, Verstehen

Verfasst von Jens B.

Last published at: October 9th, 2023

Inhaltsverzeichnis

Überflieger Los geht’s Tipps zu den Rollen Beispiel 1 - Die Rolle "Kellner" Beispiel 2 - Die Rolle Supervisor Die Rechte im Überblick

Durch das Vergeben von Rollen kannst Du einstellen, wer von Deinem Personal Änderungen in der Kasse vornehmen darf. Mit den Rollen legst Du fest, wer in welcher Position bei Dir arbeitet, wie zum Beispiel „Kellner“ oder „Supervisor“. Was diese Personen an Deiner Kasse machen dürfen, legst Du durch die Vergabe verschiedener Rechte fest. Jede Position erhält damit ihr ganz eigenes Rollen-Profil, also ein geschnürtes Paket von Rechten.

Zusammen mit der Benutzerverwaltung kannst Du genau festlegen,

  • wer bei Dir arbeitet (= Benutzer)
  • in welcher Position diese Person ist (= Rolle)
  • was sie in Deiner Kasse alles machen darf (= Rechte)

So kannst Du systematisch und schnell neue Benutzer einer Position zuordnen, ohne dass Du für jede einzelne Person jedes Recht einzeln und manuell einstellen musst.

Überflieger

  • Lege einen Benutzer als Administrator an, der alles machen kann (Das solltest Du selbst sein!). In unserer Karte ist es "Armin Admin 1234", den Du nach Belieben ändern kannst: Schritt 3.2: Werde der Administrator Deiner Kasse. Du kannst beliebig viele Pseudo-Administratoren anlegen, denen Du diesen Status wieder entziehen kannst.
  • Erstelle die anderen Rollen anhand der Positionen in deiner Gastronomie: Kellner, Supervisor, Tellertaxi, …

Los geht’s

  1. Gehe in der App zu Einstellungen > Benutzer > Rollen.
  2. Lege die Rollen an, die Du in Deiner Gastronomie hast.
    Dies kann z.B. Kellner, Supervisor, Schichtleitung, stellvertretende Geschäftsführung, Service, Spätschicht sein – es gibt keine Begrenzungen.
  3. Tippe auf eine Rolle und vergib mithilfe der Schieberegler auf der rechten Seite die passenden Rechte.
  4. Navigiere zurück zu Benutzer > Benutzer und lege die Benutzer an.
  5. Weise den Benutzern die passenden Rolle(n) zu.
  6. Fertig!

Tipps zu den Rollen

  • Du bist immer vor Ort? Dann brauchst Du nur Dich als Administrator anlegen und keine administrativen Rechte an Dein Personal vergeben. So hast Du die volle Kontrolle und Deine Angestellten einen sehr eingeschränkten Zugriff.
  • Du hast einen Stellvertreter, wenn Du nicht vor Ort bist? Dieser bekommt ebenfalls uneingeschränkte Rechte als Administrator.
  • Gibt es bei Dir Supervisor oder eine Schichtleitung? Dann solltest Du dem Benutzer dieser Rolle das Recht „Schicht abschließen“ und „Stornieren“ geben, damit dieser die Arbeit der Kellner koordinieren kann und Du nicht immer vor Ort sein musst.
  • Schau Dir doch einfach mal die Benutzer und Rollenpakete an, die wir in der Demospeisekarte angelegt haben.
 

Beispiel 1 - Die Rolle "Kellner"

Alle Benutzer in der Rolle "Kellner" haben in unserem Beispiel nur ein Recht: die Bildschirmsperre zu aktivieren. Ansonsten können sie nicht viel: kein Zugriff auf das Rechnungsarchiv, kein Kopiendruck einer Rechnung, keine Rechnungen wiederherstellen – man könnte dieses Rechteset auch „Aushilfe“ nennen.

Mit diesen Rechten kann das Personal gerade so arbeiten: Bestellung aufnehmen und das war’s. Deshalb muss immer noch jemand zusätzlich mit mehr Rechten arbeiten: Um Stornos zu ermöglichen, evtl. einen Rabatt gewähren und die Schicht zu schließen.

Beispiel 2 - Die Rolle Supervisor

Die Benutzer in der Rolle "Supervisor" in unserer Demospeisekarte können mehr. Alle Benutzer in dieser Rolle können:

  • die Tischliste editieren
  • stornieren
  • eine Schicht abschließen
  • Berichte einsehen und z.B. einen Kellnerbericht ziehen
  • den Originaldruck einer Rechnung veranlassen
  • Druckaufträge verwalten, d.h. bei Bedarf umleiten
  • und freie Rabatte vergeben.

In der Rolle „Supervisor“ kann das Personal eigenständig arbeiten (Schicht schließen) und genießt Dein Vertrauen (freie Rabatte vergeben).

Die Rechte im Überblick

Es gibt 26 Rechte, die Du pro Rolle verteilen kannst. Die aktivierten Rechte für jede Rolle werden automatisch für alle Benutzer freigegeben, die mit der entsprechenden Rolle arbeiten.

Name des Rechts Was Deine Leute durch diese Freigabe in deiner Kasse machen können
Artikel & Warengruppen editieren
  • Neue Artikel und Warengruppen hinzufügen
  • Bestehende Daten verändern z.B.  Preise verändern, Namen ändern, Steuersätze verändern,…
  • bestehende Artikel und Warengruppen löschen
  • die Reihenfolge von Artikeln und Warengruppen ändern
  • Artikel in andere Warengruppen verschieben
Tische editieren

Tischliste verändern:

  • Neue Tische hinzufügen
  • Bestehende Tische löschen
  • Bestehende Tische umbenennen
  • Bestehende Reihenfolge der Tische verändern
  • Den zugewiesenen Drucker eines Tisches verändern
Ändere Stornogründe
  • Neue Stornogründe hinzufügen
  • Bestehende Stornogründe umbenennen
  • Bestehende Stornogründe löschen
  • Reihenfolge der Stornogründe verändern
Stornieren
  • Veränderungen an abgeschickten Bestellungen vornehmen: Löschen von Artikeln auf einem Tisch bzw. Stornieren :)
  • Bitte beachte, dass dann keine gesonderte Freigabe durch eine andere Person erfolgen muss. Mit der Freigabe dieses Rechts beweist Du Dein Vertrauen in Dein Personal
Schicht abschließen
  • Die aktuelle Schicht abschließen, um Feierabend machen zu können und den z-Bon zu bekommen.
Rechnungen ansehen
  • Zugriff auf das Rechnungsarchiv der laufenden Schicht
Berichte einsehen
  • Eigenen Berichte einsehen, aber nicht den Gesamtumsatz oder den Umsatz anderer Kellner.
  • Recht “Alle Berichte einsehen” ist deaktiviert
Alle Berichte einsehen
  • Zusammen mit Recht "Berichte einsehen": Einsicht auf alle Umsätze aller Mitarbeiter
Zahlungsarten verwalten
  • Neue Zahlungsarten hinzufügen
  • Bestehende Zahlungsarten umbenennen
  • Bestehende Zahlungsarten löschen
  • Reihenfolge der Zahlungsarten verändern
Rechnungsvorlage ändern
  • Deine ausgedruckte Rechnung anpassen
  • Kopfzeile ändern: Name, Adresse und Logo ändern
  • Fußzeile ändern
  • Bewirtungsbeleg ändern
Benutzer verwalten
  • Neue Benutzer hinzufügen
  • PIN von Benutzern verändern
  • Status “Administrator” vergeben: Achtung: Diese Benutzer dürfen ALLES an der Kasse verändern.
  • Bestehende Benutzer umbenennen
  • Bestehende Benutzer löschen
  • Reihenfolge der Liste der Benutzer ändern
Rollen/Rechte modifizieren
  • Die Rechte für die einzelnen Rollen verändern: Rechte hinzufügen und Rechte entziehen
Bildschirmsperre aktivieren
  • Bildschirmsperre aktivieren und deaktivieren
  • automatische Log-Out Funktion aktivieren und deaktivieren sowie das Zeitfenster bis zur Aktivierung anpassen für iPads und/oder iPod
Bon-Druck ändern
  • Grundeinstellungen festlegen: Entscheiden
    • Parteinamen auf Artikelbons zu drucken
    • Gratisartikel auf Rechnung zu drucken
    • Rechnung ohne Artikeldetails drucken
    • Große Schriften auf Bons verwenden
  • Badge & Hinweise ändern
    • Badge = rotes rundes Hinweisfeld bei Verlassen der App für die ungedruckten Bons
    • Benachrichtigungen bei inaktiver POS
Originaldruck autorisieren
  • beliebig oft die Originalrechnung aus dem Rechnungsarchiv drucken
  • Bitte beachte, dass immer nur ein einziges Original existieren darf, das erste Original muss bei Neudruck vernichtet werden!
Kopiendruck autorisieren
  • Beliebig oft Rechnungskopien aus dem Rechnungsarchiv drucken. Diese haben den Zusatz “KOPIE” auf dem Ausdruck
Druckaufträge verwalten
  • Wenn der Drucker am Tresen streikt,  können die ausstehenden Druckaufträge auf den Küchendrucker umgeleitet werden
Tisch wiederherstellen
  • abgerechnete Tische bzw.  Rechnungen wiederherstellen und erneut editieren/abrechnen
Tische von Kollegen öffnen
  • auf Tische von Kollegen zugreifen, um z.B. Bestellungen aufzunehmen, den Tisch abzurechnen, etc.
Synchronisieren der Tische ausschalten
  • Tischsynchronisation unter “Schwarm” im Hauptmenü deaktivieren. Offene Tische werden ab dem Moment nicht mehr auf den Apple-Geräten untereinander synchronisiert
Freie Rabatte
  • Vergeben von freien Rabatten in beliebiger Höhe
Rabatte bearbeiten
  • Neue Rabatte hinzufügen
  • Bestehende Rabatte umbenennen
  • Bestehende Rabatte verändern, welche Rollen sie vergeben können
  • Bestehende Rabatte löschen
  • Reihenfolge der Rabatte verändern
Schwarm-Verwaltung
  • gleichzeitiges Arbeiten mit mehreren Geräten in einer Schicht aktivieren.
  • arbeiten erfordert eine Multilizenz, Aktivierung ist kostenfrei, erfordert aber eine konstante Online-Verbindung
DATEV-Einstellungen ändern
  • neue DATEV-Kontenrahmen hinzufügen
  • Bestehende DATEV-Kontenrahmen ändern
  • Bestehende DATEV-Kontenrahmen löschen
Notizen verwalten
  • neue Bestellnotizen hinzufügen
  • in der Kasse hinterlegte Bestellnotizen ändern
  • in der Kasse hinterlegte Bestellnotizen löschen
Schnellbezahlung einstellen

Einstellungen für die Schnellbezahlung ändern. Folgende Optionen:

  • Außer Haus
  • Rückgeldrechner
  • Kassenlade öffnen
  • Rechnungsdruck
  • Bewirtungsbeleg
  • Standardzahlungsart auswählen
orderbird Pay Verwaltung
  • Zugriff auf die Serviceeinstellung  “orderbird PAY”: Konfiguration eines iZettle-Accounts
  • Hinweis: Diese Einstellung beinhaltet keine veränderbaren Informationen zu orderbird Pay.
fiskaltrust Authorisierung
  • Zugriff auf und die Veränderung von Einstellungen zu fiskaltrust in den Einstellungen für österreichische Kunden
Zugriff auf das Kassenbuch
  • Zugriff auf das Kassenbuch mit dem Recht, Einnahmen und Entnahmen einzutragen
Umbuchen
  •  Umbuchen von Artikeln, Parteien, oder ganzen Tischen



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